第57期主題:圖書館研究小間與討論室自動化管理探討與案例介紹

 ( 這幾年圖書館研究小間與討論室已越來越被圖書館讀者所需要與使用了 ,圖書館如何輕鬆面對與管理呢? )

 作者   智慧平台研發部

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現今圖書館研究小間與討論室之服務與管理還有改善空間嗎 ?

      

什麼是結合科技、人性與服務的圖書館研究小間與討論室自動化管理的新思維 ?

 

智慧403「公用資源預約登記管理系統 - 研究小間與討論室版  」為圖書館解決那些問題?

 

 

 

 

前言

 

近年來由於社會的發展與進步,傳統圖書館僅提供圖書與數位媒體借閱的服務已不能完全滿足讀者的需要,尤其是學校在『重點人才培育』與各機關單位在『集體研究、創新或創作』的實際需要,採用『小組研究討論的團隊合作模式』,已經日益重要。而圖書館豐富的書籍、視聽資料、線上資料庫及上網環境,更為小組成員在研討過程中, 提供了『絕佳的便捷即時知識庫』,為『小組快速達成團隊共識與正確結論』提供了優良的基礎。因此,『多人研究小間( 或稱集思小間、討論室、團體室 )』的設置,確有其必要性。


       此外,圖書館若可提供『個人研究小間』給讀者使用,也可讓有需要運用圖書館豐富資源作研究的個別讀者,借用此小間『從事主題深入研究』。因此,圖書館廣設研究小間,以提供讀者『更全面求知的環境與服務』,就像便利商店陸續附設『顧客可談話的座位區』一樣,已是未來發展的新趨勢。

     


 

管理現況說明

 

 

 

 

現今圖書館研究小間與討論室多以人工 ( 或半自動 ) 管理作業為主

 

 

 

 

 

        現今圖書館的研究小間借用包括『即時登記使用』及『預約登記使用』,多是採用人工登記作業,管理上也以人工管理為主。當讀者有即時登記或預約登記需要時,需到圖書館服務台請館員協助,由館員『驗明讀者身份』後,以『人工方式登記此次借用記錄』。當讀者有取消或變更先前預約的需要時,也是請館員協助,館員再『以人工方式取消或修改該讀者先前登記的資料』。在研究小間的『門禁管理』上,一般是由館員管理各研究小間鑰匙,登記使用的讀者在借用時間前到服務台報到 ( 是否押證視館方規定 ) ,館員取鑰匙幫借用讀者開門, 讓讀者進入使用。使用研究小間後,借用讀者到服務台簽退,館員再到該小間鎖門 ( 若有押證則退還證件 ) ,讀者即可離開。


 

人工管理研究小間或討論室登記及使用的缺點

 

        圖書館以人工方式登記及管理研究小間或討論室容易造成管理效益低落的情況,主要有以下缺點,包括:

Ø      館員人工登記與變更研究小間或討論室借用記錄較容易發生問題 ( 包括:不易查詢、記錄漏失、模糊、錯誤、遺失或交班失誤、人員離職交接疏漏,… 等 )

Ø      館員人工管理研究小間或討論室之鑰匙問題 ( 保管、遺失、安全性、方便性,… 等 )

Ø      館員須面對違規者告誡其違規或拒絕其使用研究小間或討論室,容易發生爭吵衝突。

Ø      圖書館若無提供預約服務,易造成有預先計畫排程習慣讀者的不便。

Ø      圖書館若有提供預約服務,對遲到或缺席的違規者不易追蹤及懲處。

Ø      館員無法即時遠端監控研究小間或討論室之門禁及讀者使用狀況,須中斷讀者服務親自前往查看。

Ø      館員無法即時遠端控制特定研究小間或討論室之門鎖開啟,須中斷讀者服務親自前往處理。

Ø      館方缺少小間使用統計資料,無法作為調整研究小間或討論室用途、使用規則以及改善圖書館空

間運用的具體參考依據。

Ø      讀者須親自前往圖書館預約登記使用小間,造成讀者不便及時間浪費。

 

    

 

自動化管理圖書館研究小間的新思維

將圖書館研究小間或討論室『登記使用及管理作業自動化』,不但可提高服務品質增加管理效益,更可以培養讀者成為良善守法的好主顧。智慧平台公司針對圖書館研究小間或討論室登記使用及管理作業自動化需要,規劃及研發的「公用資源預約登記管理系統 - 研究小間或討論室版 ,近日已發表並上線使用此項新產品。 該研究小間或討論室登記及管理自動化系統具有以下特點:

 

        l      引導讀者自主管理研究小間或討論室借用的作業模式:

 

        本研究小間或討論室登記及管理自動化系統,是以『讀者自主管理』研究小間或討論室借用的作業模式為構思設計基礎。讀者可透過研究小間或討論室管理系統自行操作即時登記、預約登記、查詢登記、增減登記成員、會同成員登入小間自動開門鎖、關門後自動延遲上鎖、用畢簽退,…等作業,毋須館員介入協助。這對於培養讀者養成自助人助的習慣很有助益。

l      自動落實執行館方訂定的研究小間或討論室使用規則:

       本研究小間或討論室登記及管理自動化系統能自動落實執行館方訂定的小間使用規則。館方可將擬採用的『研究小間或討論室登記使用規則』,在研究小間管理系統提供的『營運規則參數設定』功能中設定,包括 : 每日最多預約次數、預約期天數、預約期內最多預約次數、允許遲到時間、違規列入黑名單規則、黑名單人員禁止預約天數,開館日開放時段、閉館日,…等規則,當讀者在操作本系統進行登記使用研究小間時,系統自動依上述設定的規則參數檢核與執行,以落實館方所訂定的小間使用規則。這對於培養讀者養成自動守法的習慣很有助益。

l      讀者可由網路預約登記借用研究小間或討論室:

       除了親自到館預約登記使用研究小間討論室,讀者也可上網預約登記研究小間的使用,不但可減少讀者時間的浪費,更能提高讀者的滿意度,達到以網路取代馬路的理想。

l      避免違規者與館員直接發生衝突:

      研究小間或討論室登記及管理自動化系統可以避免違規者與館員直接發生衝突。以系統邏輯實作使用規則,違規者無法完成研究小間登記借用相關操作,讓系統成為強制執法者,可避免違規者直接找館員理論、爭吵,或要求通融放行允准其使用等困擾。

      研究小間或討論室登記及管理自動化系統具備『自動記錄讀者登記使用研究小間及讀者實際使用研究小間狀況的功能』,萬一仍有讀者找館員理論時,館員可回溯查閱該讀者的預約與使用狀況的歷史資料,減少不明狀況的爭議情形發生。

l      館員可以遠端監控研究小間或討論室使用狀態:

       館員在管理端可遠端監視與控制小間的門禁使用狀態,不需中斷讀者服務,離座親自前往查看,也不會對使用者造成任何干擾。

l      館員可代理讀者操作研究小間借用相關作業:

        若有必要時,館員仍可使用本系統代理讀者操作研究小間借用相關作業。  

 

l      減輕館員管理工作負擔,提升圖書館自動化服務品質:

       研究小間登記及管理自動化系統的讀者自助登記與使用功能,可幫助館員大量減少在研究小間借用、控管、稽查等工作,及處理登記使用研究小間違規問題所花費的時間與精力,而能將寶貴的時間與精力放在其他可提高讀者滿意度及服務品質的工作上。

l      研究小間或討論室預約及使用紀錄提供圖書館持續提升服務與效益的具體參考資料:

 

       研究小間或討論室登記及管理自動化,系統會自動儲存讀者登記使用研究小間及讀者實際使用研究小間狀況,存為歷史紀錄。系統所產生研究小間的讀者登記與使用統計資料, 不但可作為持續改善圖書館空間規畫、運用及服務改善的具體參考資料,同時,這些預約及使用的詳細歷史紀錄,亦便於在必要時可作稽核溯源的用途。

 

智慧403「公用資源預約登記管理系統 - 研究小間或討論室版」應用說明

        在台灣有一很不錯的技術學院之圖書館 ( 以下以智慧學院圖書館代稱 ) 最近啟用了智慧平台的智慧403「公用資源預約登記管理系統 - 研究小間或討論室版 ,可說是自動化管理研究小間的新典範。智慧學院圖書館共有10間研究小間,其中,二樓有5間多人研究小間,三樓有5間個人研究小間,多人研究小間適合4~6人的研究小組使用,個人研究小間則開放給個人研究使用。研究小間內都有配備一台電腦,多人研究小間中還配備一大型 LCD螢幕,以便可播放數位媒體內容供小組成員們觀賞。

智慧學院圖書館希望『養成學生自動自發及團隊合作的習慣』,依此原則訂定了研究小間使用規範。當小組成員需使用多人研究小間時,小組成員應推派一小組代表人 ( 如小組長 ) ,全體小組成員可約定一時間到圖書館服務台會合,使用智慧403「公用資源預約登記管理系統 - 研究小間與討論室 」的登記端系統,登記使用研究小間與討論室的時間及地點 ( 研究小間編號 ) 由代表人使用登記系統發起該預約登記,其他成員配合完成登記作業。登記時各小組成員可使用悠遊卡學生證感應讀卡,或以輸入學號方式確認身分以完成登記。登記完成後,在使用時間前,若仍有需要再新增或刪減參加小組成員,代表人可協同該新增或刪減成員再到前述登記端網頁操作完成相關作業

        到了小組登記使用研究小或討論室的時間,小組成員應準時全員到齊到研究小間討論室門口會合,在該使用時段開始的允許遲到時間10分鐘內,全體小組成員都應完成小間門口讀卡機刷卡登入報到作業。若能在上述10分鐘內完成全員會同刷卡登入報到作業,研究小間門鎖就會在最後一位成員刷卡後自動開啓,小組成員可開門進入使用。成員進入後關門10秒後門鎖又會自動關閉。之後各成員在該預約時段再次進入研究小間,只需刷自給學生證卡就可自動開啓門鎖進入。小組用畢研究小間後,代表人再使用登記系統操作用畢簽退作業。本系統會在上述用畢簽退作業完成後釋出該小間資源給其他讀者即時登記使用。

在上述允許遲到時間10分鐘內若有成員缺席或遲到 ( 超過10分鐘 ) ,導致無法全員會同完成刷卡登入報到作業,研究小間門鎖將無法開啟,本系統會在上述10分鐘後釋出該小間資源給其他讀者即時登記使用。而上述未在10分鐘的允許遲到時間內到場刷卡登入報到的成員,將被系統記錄警告一次,超過3次以上警告的用戶,系統會將該讀者列入禁用名單 ( 黑名單 ) ,在禁用期 ( 例如 : 60 ) 內,該成員將無法再作登記使用研究小間,直到禁用期滿後,系統自動解禁該成員,該成員才可再登記使用研究小間。

 

       個人研究小間與多人研究小間一樣,也透過本系統作登記管理,其作業流程類似,但因僅一人使用,上述成員會同登記及登入僅由其個人就可完成,在此不再贅述。本系統亦搭配安裝即時攝影監控系統以提昇即時監控效果。

 

 

 

        研究小間與討論室使用規則,可藉由設定研究小間與討論室預約登記管理系統的系統規則參數來達成,例如 : 預約期 ( 可提前預約的天數 ) 、閉館日、開館日之登記時段、多人研究小間至少使用人數及最多使用人數、允許遲到時間、禁用期天數、每日登記使用上限次數、預約期內最多可預約登記上限次數、續用條件、是否只開放即時登記 ( 即不開放預約登記 ) ,都是可調整的研究小間使用規則參數,館方可依實際使用需要或參考本系統的使用統計資料後,變更其設定值,以符合館方即時調整及彈性管理研究小間使用規則的需要。

 

智慧學院圖書館啟用智慧403「公用資源預約登記管理系統 - 研究小間與討論室版」後,剛開始有一段試營運及宣導教育期,讓讀者熟悉研究小間使用規範及新系統的作業流程,當讀者瞭解並逐漸習慣這些作業流程,館員的工作負擔就會減輕,圖書館自動化服務品質也將更上層樓

 

 

結語

 

        智慧403「公用資源預約登記管理系統 - 研究小間與討論室版 」是智慧平台針對公用資源管理開發出的新一代的研究小間與討論室之預約登記管理系統,集中式管理及自動化服務讓圖書館服務櫃台成為研究小間與討論室管理與服務中心,此方式對擴展圖書館的多元化服務應有其重要性,因為圖書館在面對更多且隨之而來的更新穎、更多元的「服務項目」的「管理問題」時,可以確定的是,科技的進步將帶給圖書館更方便、更有秩序的新管理模式

 

 

 

 

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發行刊號:57
日期:2015-02-01
編輯:行銷業務部
 
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