前言

 

當自修室座位這項資源是許多人所需要及大家會想珍惜的時候，自修室座位管理系統的產生就開始有其意義了，就此一觀點，我們認為自修室座位之使用應可採要先登記才能使用之制度，為有效執行此一制度，則可在自修室進口處加裝一組進口登記用電腦及進口門 ( 或其可達到相同功能的設備 ) ，而在出口處加裝一組出口登記用電腦與出口門 ( 或其可達到相同功能的設備 ) ，其概念亦像要坐火車先買火車票 ( 取得座位號碼及其一段時間的使用權 )，然後從入口進入 ( 進入時用借閱證感應內碼、鍵盤輸入證號、掃描借閱證條碼或讀取自然人憑證序號 ) ，接著到他登記的座位就座，如果要下車則到出口離開 ( 離開時用借閱證感應內碼、鍵盤輸入證號、掃描借閱證條碼或讀取自然人憑證序號 )。

       另就自修室進出口之門的開門動作言，我們公司曾經做了一些研究與訪談，結果較多數的人希望在身分驗證通過後自修室的門能做到自動開啟 ( 或不需門只要能配合登記系統之感應人的進出 { 例如用紅外線感應 } )，因為這些流程可以和捷運、火車及高鐵等大家所熟知的習慣較相同，這樣可不用再教育使用者，並且有讓圖書館之自動化服務有跟上現代科技的感覺。

     

自修室進口

        當門的開門動作能讓許多人感覺很自然、感覺很順利且感覺很愉悅的進入自修室後，接下來要設計的是系統要能自動知道及處理誰才能進入自修室，以及有方法避免不可進入的人不讓他進入自修室；就誰才可進入自修室言，最簡單的方法就是在進口門之是否開門時要設定一些檢核條件，這個檢核條件通常為要進去之人是否已在進口登記電腦進行登記，並且要登記成功 ( 和火車等交通工具有買票才能上車同一概念 ) ；另就避免不能進入的人進入而言，如能設計一次只能一個人進入，並且最好能只有驗證通過的那個人才能通過，簡單的方法是門只保持一小段時間的開啟 ( 例如10秒 ) ，當門打開時相關偵測器亦開始運作，另外要思考的就是避免一些狀況出現的安全設計。
　

　

　

        是否在進口門外面讓使用自修室的人順利登記，以及那些時間或在那些地點能登記，這或許也可參考火車站的做法，既登記完成後電腦會自動列印出一張小紙條( 就好像有買車票一樣 )，小紙條上面可印出一些登記資料，此登記資料可做為有登記特定座位的證明，如此做法應可達到讀者自己管理自己座位的功用 ( 登記成功印出一張小紙條這個做法是一個公共圖書館館長給我們的建議，感覺還蠻好的，故敝公司就將這個建議紀錄下來 ) 。

　

讀者服務與管理

        就讀者服務言，本系統有提供分區的功能，分區的功能可讓先登記的讀者先選擇他想自修的區域，而當讀者成功登記並進入自修室後，本系統會視同該讀者已開始使用他所登記的座位，如果讀者要去上廁所、吃飯或打電話等，則系統會提供「暫時離開」功能，暫時離開功能的使用流程是讀者要在館方提供的出口登記用電腦上設定他的座位目前為暫時離開，此時讀者在出口門刷證離開時該座位會被保留，此時讀者的離開自修室與回到自修室的時間將會有時間上限 ( 例如平時的離開上限為 30分鐘，吃飯時間為1個小時 ) ，如此讀者在這些座位的使用上，應可更有規律與秩序，而形成有規律與秩序的使用，應該是對讀者不錯的服務。

        就讀者管理言，本系統有提供館員設定黑名單功能，如遇問題讀者館員可在管理端電腦將他設定為黑名單，當他被設定為黑名單時，他會有一段時間不能使用自修室資源，此功能如讓他設計的更精緻，則亦可在其登記時出現警告訊息，如此在被警告多次後而被停權，則該讀者應該也會比較無話可說；另外，亦有圖書館基於種種原因有思考過使用者付費的觀念 ( 以使用時間分攤一些 ( 電及清潔等 ) 費用 ( 例如一小時2元 ) )，另外本系統亦提供館員可在管理端櫃檯遠端手動開門的功能，如此將可讓館員方便處理各種狀況。

        使用紀錄與統計報表功能對館方管理圖書館應是一項重要參考，本系統亦有提供一些讀者使用紀錄與相關的報表，這些紀錄可作為管理讀者的一些參考，而統計報表則可讓數字說話，館方可參考這些數字以作為制定政策的參考。

          

 

 ( 分別顯示出入口狀態，館員可視情況在管理端電腦手動控制門之開啟以處理各種情狀，並可視情況傳送訊息到入出口之LED顯示器。)

( 登入登出記錄查詢：記錄讀者之登出入資訊，並提供查詢及列印。)

   

( 報表統計：提供座位使用人次與登入次數時段之統計數據，方便了解與分析。)

　

　

自修室出口

當讀者要離開時，我們建議都讓他們要刷證才能離開，並且規定都走出口的門 ( 如果進出口為同一個門，則亦要要求讀者離開時做刷出的動作 )，出口門之開門條件，通常有二，一為要有出去之人有登記暫時離開一為沒有，不過不管那一種他們應該都是有登記進來的讀者，如此推演，出口門的開門條件既已出來，另外，為方便讀者，系統對沒有點暫時離開之人刷證離開時，系統會自動依確定離開的流程走，如此讀者的離開的速度應該會更快，流程會更順。

　

結語

自修室座位管理，對整個圖書館自動化管理雖然看起來不是很重要，不過如能把這件事做好，則還是能解決掉一些圖書館的管理問題，因此，我們還是投入相當的時間把他做起來，因為，雖然這是一個很冷門的題目，不過對於我們公司想完成的完整的智慧之屋系統 ( 註一 ) ，其實是重要的。

 
( 註一 )

 
        如果人類未來的生活是由人類想像與期待中創造出來的，則我們公司提議圖書館界可以將圖書館想像與建造成一間 『 智慧之屋 』 ( House of  Wisdom ) ，智慧之屋在我們公司的想像與認知中，他是能讓一個缺少某些知識或智慧的人，在進入智慧之屋而再出來之後，他就可獲得所需知識或智慧的場域。事實上現在許多機能完善的大專院校圖書館，可以說已有點像是一間師生及民眾的『 智慧之屋 』，以『 智慧之屋 』的目標觀之，不斷提供知識或智慧的資源並與時俱進，及提供使用者適當的服務，而結合智慧&科技&服務&人性應是『 智慧之屋 』的重要元素，亦應是未來圖書館可規畫的方向之一。

 
　

後記

 
        這些想法基本上本公司之智慧701系統 ( 自修室座位登記管理系統 ) 已依此一精神開發出主要功能，不過還有一些不足之處，並且，應該也有許多圖書館界的人士想過其他的解決方式，故如對想法或做法有意見或建議，期待您的告知。 另外， 前幾天聽一個文化界的朋友說，台灣最近遇到各種天災時傷亡均相當少，他認為很大原因是台灣善事做的多，老天給的回報， 我認為應該也有一種原因是大家知識水準提升了，故面對各種災難均有了比以前更好的對策， 而提升大家的知識水準這件事， 圖書館事實上是有貢獻的，與您分享。